【お客様事例】紙での発注をアプリに切り替えてピーク時の発注ミスが0件に。

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会社概要

会社名  株式会社 寿園
業種   ギフト販売
従業員数 24名
所在地  福島県郡山市
URL    http://www.kotobukien.co.jp/

事例概要

紙での発注をアプリに切り替えてピーク時でも発注ミスが0件に。

郡山市のギフトショップ「株式会社 寿園様」では、いままで商品の発注管理を各メーカーから提供された紙の帳票を使って行っていました。運用が煩雑でピーク時には10数件の発注ミスが発生していたそうです。kintoneによってアプリでの運用に切り替えたところ発注ミスが0件に。社員の使いやすさにこだわった設計でだれでもシンプルに使える受発注管理システムができました。

導入前の課題

・紙ベースの発注管理でピーク時には10回以上ミスが発生していた
・発注&荷受けのマッチングができていなかった

選んだ理由

・アプリを使った解決プランの提案を受けて自分たちでも運用できるイメージが沸いた

導入の効果

・ピーク時の発注ミスが0件に!
・社員がかんたんに使える設計で社内からの不満の声も0件

改善事例

マスタを参照しながらアプリ内でかんたんに発注書を作成。
商品入荷後も発注時に紐づけたデータを使って入荷管理を可能に。

発注書と納品書のマッチングが正常にできていないところを一番に解決すべき課題と設定して、発注⇒仕入れの数量に差異をなくすための管理アプリの構成を作りました。
発注の際はタブレットやパソコンからアプリに入力してFAX専用発注書に出力。商品が入荷した際にも同じアプリを使用し、発注時に入力したデータに紐づけて入荷管理も行える仕組みをkintoneでつくりました。

▼実際のアプリのポータル画面

▼アプリを使用した業務の流れ

▼各種マスタ参照による発注・仕入管理運用

お客様の声

“現場の運用に主眼をおいた「身の丈に合わせた」デジタル化の提案で改善イメージが沸いた”

以前は、発注してからの荷受け状況が正確に把握できていなかったり、自社のミスだけでなく発送メーカー側のミスも見抜けていなかったりと、管理体制に大きな課題を抱えていました。パソコンが苦手な社員も多くてITシステムでの管理には不安がありましたが、kintoneというアプリで自社の社員でも使いこなせるシステム構築の提案を受けて、課題を解決できるイメージが沸いたので業務改善コンサルティングをお願いすることにしました。(専務取締役 佐藤 智弘 氏)

“だれが/いつ発注・入荷したかが正確に把握できるアプリでピーク時のミスが0に!”

発注⇒入荷の情報を正確に紐づける管理アプリを設計してもらって自社での運用がはじまりました。これまで受注量の多いピーク期間中は発注ミスが年に10数件発生していたところが、アプリ運用が始まってからは発注ミスが0%に激減しました。この成果にも非常に満足ですが、作業にかける時間が今までの3分の1程度に減り、他の業務に充てられる時間が増えたことにも満足しています。また、社員全員がアプリを使いこなせたことにも安心しました。パソコンが苦手な自分でも使えるほどシンプルな操作で扱うことが可能で、現場への浸透も2回の説明会だけで済みました。デジタルでの管理方法に変わったことに対して不満の声も一切なく、現場も楽になったのだと思います。(専務取締役 佐藤 智弘 氏)

“面倒だった紙での発注がアプリに変わって圧倒的に楽になりました!”

今までの発注はすべて紙で行っていました。しかもメーカーごとに様式が違うので、それも非常に面倒で…。アプリになってからはフォーマットがひとつなので発注が非常に楽になりました。また、商品写真をつけてマスタ登録をしているので検索もしやすくて、とても便利になりました。(発注担当者様)

担当コンサルタントから

“共通の目標設定とイメージの擦り合わせで運用開始までスピーディに進められた”

まず始めに寿園様が業務で抱えていた課題をヒアリングしました。その中で一番に解決すべき課題を絞り、共通認識として「発注・仕入れのミスを100%無くす」という目標を設定。寿園様の改善イメージと現実的で効率的なシステム構成を擦り合わせしながら、お互いに納得のいくアプリ構成を作りあげることができたと思います。。寿園様自身も非常に協力的で4回の訪問コンサルと2回の従業員向け説明会ですぐに運用まで至ることができました。(担当コンサルタント)

「kintone業務改善コンサルティング」は
御社の課題をITコンサルタントが一緒に解決していきます

ITが苦手な企業様でも伴走支援型コミュニケーションで一緒に課題解決を目指していきます。業務でお困りごとがあればまずはお気軽にご相談ください。

kintone業務改善コンサルティング 詳細


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