社名 | 株式会社アクアス |
URL | |
事業内容 | リフォーム専門店とオーガニックカフェの運営 |
社名 | 株式会社アクアス |
URL | |
事業内容 | リフォーム専門店とオーガニックカフェの運営 |
須賀川市にある「株式会社アクアス」様は、小工事や修理工事などをはじめとしたリフォーム業と、オーガニックカフェを営んでいます。これまでは紙とExcelでの情報管理や、案件情報の属人的な把握体制により、情報共有がうまくできていないことを課題に感じていらっしゃいました。クラウドでの一元管理によって、会社全体のスムーズな情報の流れを作ることができた事例をご紹介します。
アクアス様の業務の流れを理解するために何度も打ち合わせを重ねました。既存の業務フローを「見える化」した後、その問題点を洗い出し、新たにクラウド上で作り上げる業務フローを項目ひとつひとつから再定義しました。
業務フローを再定義したら、その中からデジタル化/オンライン化する範囲を決めました。完全なデジタル移行ではなく紙での運用も残すことで無理のない運用計画を立て、約5か月で運用開始できる体制まで構築しました。
もともと社内で使っていた顧客管理システムも老朽化してきて不便さを感じていたうえ、Windows バージョンアップに伴って限界を迎えたことから、この機会に顧客管理システムを使いやすくするため鈴弥洋行さんに相談しました。短期間で意味のあるシステムを構築したかったので打合せは月に2~4回と頻繁に行いました。まずは自社の業務自体を理解してもらう必要があるので今の業務フローを洗い出し、そこから業務改善が始まりました。。
フローの洗い出しの中で、いままで慣習的に使っていた帳票の中にも実際は使い切れていない項目があったり、省略しても問題ない部分があることに気づきました。こういった振り返りの中で、デジタル化をきっかけに業務フローの再構築ができたことが大きな収穫だったと感じます。今まで取り扱っていた情報もデジタル化したことで、今では受注件数・金額・粗利をグラフで簡単に確認できたり、案件ごとに関連書類を一括管理できたりと、情報や数字をしっかりと意味を持って“使える” ようになりました。また、今回の改善を経験したことで、少しでも業務の流れで修正した方が良いのでは?と思ったポイントは都度改善をしていける体質に変われたこともメリットだったと思います。