導入事例：一般財団法人太田綜合病院 様

「製品の疑問や細かな確認事項にその都度対応いただき、導入まで一貫して担当いただけたことが大きな安心でした」と語るご担当者様。

既存グループウェアでは回覧や兼務の多い決裁ルートを再現できず、3製品を実際に試用。紙帳票の再現性、複雑なルートへの対応、月額料金を比較し、印鑑表現を含め紙と変わらない見た目で運用できる「使用感」が決め手となりました。

2023年11月の相談開始にあたり、鈴弥洋行はシステム導入の前提として「まず決裁ルートを整理する」進め方を助言。各所属へのヒアリングで、担当者から直接課長へ回す所属もあれば係長・課長補佐を経由する所属もあるなど運用のばらつきが分かり、ルートと申請様式を統一しました。

組織的な意思決定のため導入までは約2年を要しましたが、その間もトライアルの再調整やメーカーへの確認など、同じ担当者が一貫して伴走。構築は院内のご担当者様が中心となり、財団本部・病院庶務課から小規模に開始して段階的に対象を広げています。

「どこで滞留しているかが分かるので、誰に何を催促すればよいかがすぐに分かります。探し回る時間がなくなりました」と語るご担当者様。

申請から決裁までをシステム上で一元管理し、どこで止まっているかがひと目で分かるように。急ぎの案件は滞留箇所を確認したうえで依頼でき、探し回る作業や電話確認はなくなりました。出張の多い決裁者も外出先から承認できるようになり、決裁日数は7~10日から5~7日へ短縮されました。

病院長決裁を終えた案件は、本部で関連稟議として引用できる運用に。理事長決裁用に同じ内容を書き直す転記や、決裁後のスキャン・データ登録が不要になりました。過去の決裁は机上で検索でき、共有設定により決裁完了が関係部署へ自動で伝わります。

所属ごとにばらついていた決裁ルートを統一し、係長が課長決裁前に内容を確認する体制に。誤りや不足を早い段階で修正できるようになりました。2年前から各施設の事務担当者と対話を重ねていたため導入時の反対はなく、独自の操作マニュアルを整備したことで問い合わせも最小限に抑えられています。

約2年にわたり、製品に関する疑問や細かな確認事項にその都度対応いただき、当法人の状況を深く理解した上で、一つひとつの相談に寄り添った提案をいただけました。導入まで一貫してご担当いただけたことも大きな安心でした。医療機関での導入事例はまだ少なく手探りでしたが、自院の運用に合わせて段階的に進められたことが、スムーズな導入の鍵だったと感じています。

(太田綜合病院 ご担当者様)