導入事例：株式会社菅家経営センター 様

（左から株式会社菅家経営センター 代表 菅家社長、株式会社鈴弥洋行 福田）

お客様情報

導入前の課題

オルフィス導入前、菅家経営センター様では、複合機2台と複数台のパソコン用プリンターを使い分けて印刷業務を行っていました。

日常的な少量印刷から、決算期のまとまった資料出力まで複数の機器で対応していましたが、大量印刷が発生すると、どうしても待ち時間が生じていました。

一番の課題は、印刷が終わるまで次の作業に進めないことでした。

決算書や申告書を印刷した後には、内容確認、製本、顧問先への提出準備など、続きの工程があります。しかし、誰かが大量に印刷していると、出力が終わるまで待たなければならず、業務全体の流れが止まってしまうことがありました。

早く印刷して処理したいのに、まだ出てこない。繁忙期はまとめて印刷するので、待ち時間も長くなっていました。(菅家 様)

この「印刷待ち」は、単なる機械の待機時間ではありません。確認作業や提出準備を止めてしまう、業務効率に直結する課題でした。

また、カラー印刷のコストも課題の一つでした。会計資料や説明資料は、カラーの方が見やすく、内容も伝わりやすくなります。しかし、複合機中心の環境ではカラー印刷の単価を意識する必要があり、気軽にカラーで出力しにくい場面もありました。

印刷速度、待ち時間、カラー印刷の使いやすさ。これらが、導入前に抱えていた大きな課題でした。

導入の決め手

オルフィスを知ったきっかけは、鈴弥洋行からの提案でした。実機デモや展示会でオルフィスを見た際、まず強く印象に残ったのは、その出力スピードでした。

最初に見た時は、めちゃくちゃ速いと思いました(菅家 様)

会計事務所では、1枚、2枚の少量印刷もあれば、決算書や元帳のように数十枚、数百枚単位で印刷する場面もあります。そのため、印刷速度は業務効率に直結します。

一方で、導入の判断においては、速さだけでは不十分でした。菅家経営センター様が印刷するのは、顧問先へ渡す決算書や申告書、説明資料などです。印刷物としての見やすさや品質も重要でした。

オルフィスは、高速印刷に加えて、顧問先に渡す資料として十分な印刷品質を備えていました。さらに、カラー印刷のコストを抑えやすく、必要な資料を自然にカラーで出力できる点も評価されました。

説明資料をカラー化できれば、数字や項目の違いが見やすくなり、顧問先への説明もしやすくなります。業務効率だけでなく、資料の伝わりやすさにもつながることが、導入の後押しとなりました。

実際の運用

現在、菅家経営センター様では、印刷業務の多くをオルフィスに集約しています。

導入前は、決算書などの重要な資料も複合機で印刷していました。しかし現在では、決算書、申告書、元帳、説明資料など、業務で発生する印刷の多くをオルフィスで出力しています。

1枚、2枚の少量印刷でも、オルフィスを使うことが多くなりました。少量印刷でも出力までが速く、複合機のように起動を待つ感覚が少ないためです。

今は印刷はほとんどオルフィスです。複合機はスキャナーとして使っている感覚に近いですね(菅家 様)

一方、複合機は主にスキャン用途で活用されています。Googleドライブとの連携や、クラウド会計へのレシート・領収書データの取り込みなど、紙をデータ化する役割を担っています。

印刷はオルフィス、スキャンやクラウド連携は複合機。機器ごとの用途が明確になったことで、オフィス全体の運用もわかりやすくなりました。

また、印刷機器が集約されたことで、消耗品管理の手間も軽減されています。以前は、複数台のプリンターや複合機ごとにトナーやインクを管理する必要がありました。現在では、主に管理する消耗品はオルフィスのインクとなり、管理業務もシンプルになっています。

導入後の効果

オルフィス導入後、最も大きな変化は、印刷待ちの時間が大幅に減ったことです。

以前は、決算書や申告書、元帳などの印刷が重なると、出力が終わるまで待たなければならず、内容確認や製本、提出準備にすぐ移れないことがありました。

現在では、印刷指示を出してオルフィスの場所まで歩いて行くと、すでに出力が終わっていることも多いといいます。

オルフィスにしてからは印刷待ちがほとんどないので、そういうことも気にならずに使えています(菅家 様)

菅家経営センター様の月間印刷枚数は約18,000枚です。導入前に使用していた複合機は、2台を同時に稼働させても70枚／分でした。一方、オルフィスは1台で165枚／分の高速印刷が可能です。

複合機2台を同時稼働した場合と比較しても、オルフィスでは純印刷時間を約58％短縮できる計算です。

さらに、この数字には、複合機2台に印刷ジョブを振り分ける手間、ほかのスタッフの順番待ち、機器の起動待ち、用紙補給などは含まれていません。そのため、実際の業務で感じる待ち時間の削減効果は、理論値以上に大きいと考えられます。

決算書や申告書、元帳などをまとめて印刷する場面では、1回ごとの短縮効果がそのまま次の作業への移りやすさにつながります。繁忙期にはこうした印刷が日々重なるため、印刷待ちの削減は業務全体のスムーズさに直結します。

カラー印刷に対する意識も変わりました。以前は、複合機でカラー印刷を行う場合、モノクロ印刷との単価差を意識する必要がありました。しかし現在では、カラーかモノクロかをほとんど気にせず、必要な資料を自然にカラーで出力しています。

今は、カラーかモノクロかをほとんど意識していません。みんな普通にカラーで印刷しています(菅家 様)

決算内容を説明する資料や、顧問先に渡す資料は、カラーの方が視覚的にわかりやすくなります。カラー印刷を気兼ねなく使えるようになったことで、資料の見やすさや伝わりやすさの向上にもつながっています。

印刷指示をしたらすぐ出てくることも、カラーで印刷することも、もうみんな当たり前になっています。多分、前には戻れないですね(菅家 様)

今後の展望

菅家経営センター様では、請求書のメール送信やダウンロードリンクの活用、スキャンデータのクラウド会計連携など、ペーパーレス化にも積極的に取り組んでいます。

一方で、決算内容を説明する時や、資料を確認しながら打ち合わせを進める時など、紙の方が扱いやすい場面も残っています。

ペーパーレス化は進めていますが、途中の段階ではまだ紙を使う場面があります。お客様に説明する時などは、紙の方がやりやすいこともあります(菅家 様)

紙をすべてなくすのではなく、データと紙を適切に使い分ける。菅家経営センター様は、そのような現実的な業務改善を進めています。

その中でオルフィスは、必要な紙出力を、速く、見やすく、効率的に行うための重要な存在です。繁忙期の大量印刷を支え、カラー資料の活用を広げ、日々の業務をスムーズに進めるための印刷基盤となっています。