導入事例：特定非営利活動法人 スケッチブック様

お客様情報

導入背景

経理部門が２名体制のスケッチブック様では、導入前、月初は請求処理、中旬は給与計算、月末は締め作業と、理由の異なる忙しさが1ヶ月続いていました。業務が終わっても次の対応が控え、「1ヶ月ずっと忙しい」という感覚が常態化。勤務時間は8:30~17:15でしたが、止められない給与支払やキャッシュフロー対応に加え、感染症対策として人との接触を避ける必要もあり、深夜に出勤して作業を行うこともあったといいます。

Excelによる手作りの管理と、分断されたシステム運用により、業務自体はなんとか回せていたものの、勤怠確認から給与処理までに2〜3日を要することもありました。人を増やす前に、まず業務の無駄を減らす必要があると判断し、段階的なシステム導入を検討し始めました。

製品導入のポイント

最初からすべてを導入せず、勤怠・給与・労務を起点に、IT導入補助金も活用しながら、約2年かけて必要な機能を段階的に追加していきました。導入ごとに効果を確認しながら進めたことで、現場に大きな負担をかけることなく運用が定着。結果として、年末調整やマイナンバー管理まで、無理のない形で導入範囲が広がっています。

導入時には、事前のヒアリングや設定支援を通じて、現場に合わせた進め方を相談しながら対応しました。必要な機能を優先して段階的に導入できた点も、無理なく進められた理由の一つです。導入後も、法改正時の案内や資料提供などのフォローが続いています。

以前は未打刻がある場合、管理側が個別に催促するのが一般的でしたが、現在は社員本人が自ら気づいて修正できるようになりました。自己管理の意識定着にもつながるとは想定しておらず、大きな変化の一つとなっています。(経理担当者 )

変化の実感

導入後、特に変化を感じたのが月初から中旬にかけてです。勤怠確認から給与処理につながる業務の作業量が、格段に減少しました。これまで数日かかっていた作業が、短時間で終わるようになったことで、月の前半に余裕が生まれ、業務全体の進め方が大きく変わりました。

年末調整は、紙の配布・回収・確認が毎年大きな負担でした。現在は、案内やテンプレートが事前に提供され、職員はシステム上で入力・提出するだけ。確認作業や問い合わせも減り、年末の繁忙期でも業務が滞らなくなりました。

未打刻や申請漏れのたびに、個別に確認・注意をする業務は、言いにくさや心理的な負担を伴っていました。現在は、システムが自動で通知するため、人が人を注意する場面が大幅に減少。職場の空気が穏やかになり、管理者側のストレスも軽減されています。

数値で見る導入効果