導入事例：東武トップツアーズ株式会社 郡山支店様

東武トップツアーズ様では、コロナ禍の時期に東北6県の多くの店舗で改装や職場環境の改善が進められていました。一方、郡山支店ではそのタイミングで大きな改善を行う機会がなく、以前からオフィス移転を検討。約3年にわたり、新しい物件を探していたといいます。

背景にあったのは、設備の経年だけではありません。今後入社してくる若い世代にとっても、より良い職場環境を整えていきたいという思いがありました。

旧オフィスは2階と3階の2フロアに分かれており、業務を行う場所も物理的に分断されていました。3階には会議や休憩のためのスペース、備品を置く場所などがありましたが、使っていない時間には別の用途で活用しにくく、実際の業務内容とスペースの使い方にもズレが生じていました。

入社したときからこの環境なので、他と比べることがないんですよね。これが当たり前になっていて、不便なこと自体に気づいていなかった部分もありました。(梅本支店長)

新しいオフィスへの移転は、単に設備を新しくするだけではなく、これまで当たり前になっていた働く環境そのものを見直す機会にもなりました。

移転を進めるうえで大きな課題となったのが、スケジュールでした。鈴弥洋行への初回相談は3月23日。一方、新しいオフィスでの営業開始日は6月22日と決まっていました。

レイアウトや家具だけでなく、予算、家具・資材の発注、各種工事、既存什器の移設、不要家具の処分、旧オフィスの退去準備など、決めなければならないことは数多くあります。さらに梅本支店長は、通常業務を行いながら、本社への確認や関係各所との調整も並行して進めなければなりませんでした。

「6月22日に営業を開始する」

その期限から逆算しながら、多くの意思決定を短期間で重ねていく必要がありました。

今回の移転では、最初から鈴弥洋行への依頼が決まっていたわけではありません。郡山支店様では3社程度から見積もりを取得し、提案内容を比較しながら依頼先を検討されました。

その中で評価いただいたのが、相談に対する対応のスピードと具体的な提案でした。まだ多くのことが決まっていない段階から、レイアウトや家具について複数の案をご提示。一つずつ新しいオフィスの形を具体化していきました。

費用も大切な要素でしたが、とにかく決めていかなければならない中で、いろいろな提案をしてもらいました。(梅本支店長)

限られた期間の中では、価格だけでなく、相談したことに対して次の判断材料が示され、移転を前に進められることも重要でした。

新しいオフィスについて、最初から明確な完成形が決まっていたわけではありません。梅本支店長が東京や仙台、八戸など他拠点のオフィスを見た経験も参考にしながら、鈴弥洋行から複数のレイアウト案をご提案しました。

「ここはこうしたい」「これは必要」「ここは変えたい」と修正を重ねながら、現在のレイアウトへ近づけていきました。

検討の際に活用したのが、完成後のオフィスを立体的に確認できる3Dイメージです。平面図と家具の商品写真だけでは分かりにくい、実際の広さや家具を配置した際の見え方を確認できるようにし、社員の皆様にも途中経過を共有しました。

実際に3Dイメージを見た社員の方からは「こういう事務所になるんだ」という反応も。完成後のイメージを共有することで、限られた時間の中でも判断を進めやすくなりました。

検討を進める中では、希望するオフィスと予算との調整も必要になりました。そこで、単純に家具のグレードを下げるのではなく、「何が本当に必要なのか」を一つずつ整理しました。

必要な家具の数を見直す一方、使い勝手についてはできる限り維持。基本的には新しい家具へ入れ替えながら、来客から見えにくいバックヤードでは使用可能な既存家具も再利用しました。

使い勝手は落とさないようにしながら、数を少し減らしたり、まだ使えそうな家具は流用するなど工夫しました。(梅本支店長)

すべてを新しくするのではなく、新しくするものと既存のものを活かす場所を分けながら、予算とオフィス全体のバランスを調整していきました。

今回、梅本支店長から特に評価いただいたのが、移転準備の進め方でした。事務所移転では、「いつまでに何を決めればよいのか」「次は何を確認すればよいのか」といった判断が次々に発生します。

そこで、次に必要な判断や期限を整理し、選択肢を確認しながら一つずつ準備を進めていきました。

一牛さんから『次はこれです』とやってもらえたのは大きかったです。こちらも本社に確認しながら進めていたので、意思決定がしやすかったです。(梅本支店長)

家具を提案するだけではなく、次に何を決めれば移転が進むのかを共有する。

こうしたやり取りを重ねながら、通常業務と並行して準備を進めました。

6月に入ると、移転作業はいよいよ最終段階へ。営業開始直前まで、工事・移設・納品が続きました。

3月23日
鈴弥洋行へ初回相談

↓

6月13日・14日
間仕切り工事

↓

6月17日～19日
既存什器を新オフィスへ移設

↓

6月20日
新規什器を納品

↓

6月22日
新オフィスで営業開始

新しい什器を納品したのは、営業開始のわずか2日前でした。一つの工程が遅れれば、その後の作業にも影響するスケジュールの中、6月22日から逆算しながら工事や搬入を進めました。

事務所移転では、新しいオフィスを整える一方で、旧オフィスを空にする作業も必要です。今回も、長年使用してきた家具や備品について、「これは新しいオフィスへ持っていくのか」「これは処分できるのか」「どのような方法で処分すればよいのか」といった判断が数多く発生しました。

家具だけでなく、長年保管してきた書類や備品なども含め、新しいオフィスへ持っていくものと、今回を機に整理するものを選別。処分方法や分別についても相談を受けながら進めました。

すべてをそのまま新しいオフィスへ運ぶのではなく、移転を一つの機会として必要なものを改めて見直す。新しい環境をつくることと、旧オフィスを整理することを同時に進めました。

3月23日の初回相談から約3か月。6月22日、東武トップツアーズ様は予定どおり新しいオフィスで営業を開始しました。

今回のインタビューで梅本支店長が何より評価されていたのは、家具やデザインそのものだけではありません。限られた時間の中でも、営業開始日に間に合ったこと。 これが、今回のオフィス移転を振り返った際に最も大きな成果でした。

結論として、間に合ったということが大きいです。本当にお二人のおかげだと思っています。それがなければ、こういう形にはならなかったです。(梅本支店長)

スタート時点では決まっていないことも多く、途中ではさまざまな条件への対応も必要になりました。それでも、一つずつ判断しながら同じ「6月22日」というゴールに向かって準備を進めたことで、予定どおり営業開始を迎えることができました。

移転からまだ数か月ということもあり、働き方への効果を判断するのはこれからです。一方で、オフィスの使われ方にはすでに小さな変化も見え始めています。

以前と比べて物が大量に置きっぱなしになることが減り、紙やゴミの量にも変化が出てきました。旧オフィスにあったものをそのまま移すのではなく、移転時に必要なものを整理したことで、すっきりとした状態から新しいオフィスをスタートすることができました。

梅本支店長がこれから見ていきたいと考えているのは、社員の皆様が新しいオフィスをどのように使っていくのかということです。定期的に不要なものを整理し、物をため込まない状態を維持する。以前のオフィスで「当たり前」になっていた使い方を、新しい環境をきっかけに少しずつ変えていく。今回の移転は、そのスタートでもあります。

そしてインタビューの最後、梅本支店長から鈴弥洋行についていただいたのが、良きパートナーという言葉でした。

環境をつくるというのは、お客さんと、つくってもらう人が相談した上で出来上がっていくものだと思います。そういう意味では、良きパートナーだったというのは大きかったです。(梅本支店長)

家具や価格だけではなく、限られた時間の中で相談しながら、一つずつ課題を解決していく。約3か月のオフィス移転を経て、東武トップツアーズ様の新しい環境での仕事が始まっています。