WEB会議システムは中小企業にも急速に需要が広まっているアイテムのひとつです。WEB会議システムを導入することで遠方にある支店の社員や在宅勤務の社員とも気軽にコミュニケーションをとれるようになりました。また、県外のお客様や関連企業様との商談や打ち合わせなどにもWEB会議を使っています。

導入のメリット
離れた場所の社員とのコミュニケーションが円滑に
web会議システム導入前、約50km離れたところで勤務している支社の社員は月に数回、往復で2時間以上の移動時間と交通費をかけて本社まで来て会議に参加していました。1回60分程度の会議のために倍以上の拘束時間がとられていた状況により、支社社員は会議のたびに身体的・精神的にも負担を感じていたそうです。そんな状況を改善するためにweb会議システムを導入しました。
web会議システムの導入により、本社⇔支社間の移動コストが大きく削減されました。支社社員は会議がある日も開始直前まで自分の業務に専念することができました。そして、もうひとつの成果として、WEB会議システム導入前よりも本社と支社でのコミュニケーションが活性化したというメリットももたらされました。距離が離れていても気軽に話せるようになったことから、以前よりも頻繁に支社とコミュニケーションをとり情報共有を行うようになりました。
在宅ワーカーの採用にもつながった
弊社では業務の一部を在宅ワーカーのアルバイト社員に依頼しています。実はこのアルバイト社員の方は県外に住んでおり、直接お会いしたことは一度もありません。それでもWEB会議システムを活用することで気軽にコミュニケーションを取ることができるため、常に顔を見ながら業務ができます。そのため、同じ社内にいなくても精神的な距離を感じずにチームでの仕事ができるようになりました。
遠方の企業とも接点が増加
県外にいるお客様や関連企業様ともWEB会議システムで商談や打ち合わせを行っています。そのおかげで、遠方の企業様とも積極的に関わる機会が以前よりも増え、地域の中だけではつかめない情報を得ることができたり、著名な人物とも接点を持てたりと、会社に良い影響がもたらされています。
WEB会議のための環境構築
WEB会議の環境構築のために、以下の製品や設備を整えました。スペック等の参考までにご覧ください。また、自社でもWEB会議の環境を構築したいという企業様には、必要要件のヒアリングを通して最適な環境構築をご提案させていただきますのでご相談ください。
WEBカメラ
WAKU WORK LABO(ワクワクラボ)では、カメラ・マイク・スピーカーが一体となったタイプの製品を使っています。通常であればそれぞれ別のケーブルを使って繋げなくてはいけないため、ノートPCのUSB差し込み口をめいいっぱい使うことになってしまい、仕方なくマウスを繋げていたUSBを外す…なんてこともあったりします。一体型のカメラを使えばコード一本でカメラ・音響設備がすべて整うのでとても便利です。

- 製品名
- MEET UP(ミートアップ)
- メーカー
- logicool
- 特徴
- ・超広角レンズ搭載の一体型カンファレンスカム
・一台でカメラ・マイク・スピーカーとして使用可能
・PC等への接続がUSBケーブル一本で可能
モニター
8名程度が座れる広さの会議室に65インチのモニターを設置しています。このくらいの大きさだとモニターから一番遠くに座っているメンバーでも映像がストレスなく見られます。

- 製品名
- SUNRIZE 65型4K対応テレビ
- 販売店
- MODERN DECO
WEB会議ソフトウェア
WEB会議を行うためのソフトウェアは、無償で使えるものなどもありますがビジネスにおいての使用を考えると有償版アカウントの方が使い心地の良さなどは圧倒的です。会議のスケジューリング、クラウド録画、時間無制限のミーティング開催など便利でかつストレスなくWEB会議を開催できることが、社内でWEB会議の文化が根付くためには必須だと強く感じました。
また、WAKU WORK LABOではWEBセミナーを開催できるオプション機能も付けています。WEBセミナー機能とは、不特定多数の参加者をWEB上で集める際に必須な「参加者の個人情報保護」「参加者分析」などが可能なプランです。こちらも付けることで、WEB上のセミナーでお客様を開拓するという新たな営業手法が可能になりました。
- 製品名
- Zoom プロプラン + ウェビナーオプション
- 販売店
- Zoom Video Communications
こちらでご紹介した製品やワークスタイルを実際にオフィスツアーでご見学いただけます。
導入の方法や運用ノウハウまで聞ける「WAKU WORK LABO オフィスツアー」はこちらからお申込みください。
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