複合的につくるペーパーレス環境

WAKU WORK LABO（ワクワクラボ）では「ペーパーレス」なオフィス環境を構築しています。中小企業にとってのオフィスのペーパーレス化はペーパーレス用のソフトウェアを導入するだけで実現するものではなく、オフィス環境などの複合的な要素から実現するものだと考えています。ペーパーレスにするメリットだけでなく、WAKU WORK LABO（ワクワクラボ）がどのような要素からペーパーレス環境を構築しているのかをご紹介します。

新たなワークスタイルを導入するための基盤になった

ペーパーレスのメリットというと「コスト削減」や「生産性向上」なども挙げられますが、WAKU WORK LABO（ワクワクラボ）で感じたペーパーレス環境の一番のメリットは「新たなワークスタイルにスムーズに移行するための基礎」がつくれたという点です。
紙の帳票を扱うことが新たな働き方を導入する妨げになるのは「情報を確認できる場所が限定されること」だと感じています。離れた距離での情報共有や、情報の伝達/取りまわしなどには紙の帳票は向いていないため、そこを電子化/デジタル化（=ペーパーレス化）することで情報が場所に依存しなくなり、「テレワーク」「在宅ワーカーの活用」「グループウェアでの資料共有」など新たなワークスタイルへの移行がスムーズになりました。

紙も併用して無理なく運用することができた

ペーパーレス環境を構築したとはいえ、社内での会議資料や回覧などには今でも紙の帳票を使っています。やはり情報確認のしやすさなどにおいては紙はデジタルよりも優れているため、紙の運用のままでも不便がない/今後も困らないところはペーパーレスにせず紙での運用を続けています。「無理のないペーパーレス」「できるところからペーパーレス」というスタンスもペーパーレス環境が安定運用できている要因かもしれません。

ペーパーレスの環境構築のために、以下の製品や設備を整えました。スペック等の参考までにご覧ください。また、自社でもペーパーレス環境を構築したいという企業様には、必要要件のヒアリングを通して最適な環境構築をご提案させていただきますのでご相談ください。

ペーパーレスのご相談・お問い合わせ

グループウェア

社内の情報保管スペースをクラウド上でひとまとめにすることで紙での情報ストックを無くし、いつでもどこからでも情報を参照/編集できるようになりました。また、申請や届出などの社内手続きもクラウド上で完結できるように整備したことで「紙の帳票を社内で受け渡しする」という行為が激減しました。

MFP（デジタル複合機）

スキャン機能を備えた複合機と社内サーバーをつなぐことで、紙で出てきた情報もスキャンしてデータとして保存/共有ができます。社内から出た情報だけでなく、社外からもたらされた紙ベースの情報もデータ化して運用。スキャンし終わったら紙の原本はすぐにシュレッダーにかけて、極力紙での保管をしないようにしています。

パーソナルロッカー

フリーアドレスと併用して導入が必要なパーソナルロッカーも、ペーパーレス運用の保持に役立っています。
個人の荷物を置いておけるパーソナルロッカーは大型ロッカーではなくあえて必要最低限の容量のものを選びました。個人のスペースを大きく取り過ぎないことで、紙の書類を過剰にストックできないようにしています。紙の書類が発生した時には「確認して破棄する」か「スキャンしてデータ保管する」かをその場で選択して原本自体はすぐにシュレッダーにかける、というフローを社員が意識することでペーパーレス環境が保持されています。

名刺のクラウド管理

社員が社外からいただいてくる紙の書類として代表的なものが「名刺」です。
社員個人で名刺を保管する場合だと、たいていは名刺用のファイルに溜まっていく一方で収納場所にも困っているケースがほとんどです。WAKU WORK LABO（ワクワクラボ）では、いただいた名刺をその日の内にスキャンしてデータで保管しています。しかも、名刺データはクラウド上に共有データとして保管されるので、社員全員がお互いで保有している名刺情報を確認することができ、社内の人脈が見える化できるというメリットもあります。

こちらでご紹介した製品やワークスタイルを実際にオフィスツアーでご見学いただけます。
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「ペーパーレス環境を自社でも構築したい！」「自社はそもそもペーパーレスにできる？」など、ペーパーレス環境構築ついて気になる方はお気軽にお問合せください。ご要望に合わせて最適な導入プランをご提案いたします。